Die Organisation eines Kongresses ist kein leichtes Unterfangen. Sie erfordert eine Menge Vorbereitung. Die Einhaltung der Corona-Sicherheitsvorschriften stellt eine zusätzliche Herausforderung dar. Und dann ist da noch der Aufstieg des „hybriden“ Kongresses.
In diesem Blogbeitrag werden die wichtigsten Aspekte aufgeführt.
- Virtueller, physischer oder hybrider Kongress?
- Scannen Sie Ihren Kongress auf Corona-Sicherheit
- Einen Plan und ein Drehbuch erstellen
- Das Budget im Auge behalten
- Ein Datum und einen Ort wählen
- Klar kommunizieren
1. Virtueller, physischer oder hybrider Kongress?
Sind Ihnen die drei Kongressarten bekannt?
- Virtueller Kongress: kein physisches Treffen, die gesamte Kommunikation findet digital statt
- Hybrider Kongress: eingeschränktes physisches Treffen, ergänzt durch digitale Interventionen
- Physischer Kongress: alle Teilnehmer und Redner sind am selben Ort persönlich anwesend
Möchten wir uns persönlich wiedersehen? Auf jeden Fall! Einander persönlich zu begegnen und miteinander zu sprechen, ist für jede berufliche Beziehung von Vorteil. Außerdem liefert das unverzichtbare Entspannungsprogramm eines guten Kongresses oft die nötige Energie und Inspiration für hervorragende Ergebnisse. Aber Ihr Live-Kongress muss natürlich zu 100 % coronasicher sein, denn Sie wollen natürlich kerngesunde Teilnehmer und Redner haben.
Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie diese Fragen beantworten:
- Fokus auf nationales oder internationales Publikum?
- Eintägiger oder mehrtägiger Kongress?
- Wie viele Gäste?
- Der Zweck des Kongresses?
Ist es möglich, Ihren Kongress coronasicher zu organisieren? Dann zögern Sie nicht und wählen Sie die Präsenzveranstaltung. Entscheiden Sie sich für einen hybriden (teils Präsenz-, teils virtuellen) Kongress? Auch hier bietet die Kongressstadt Brügge genügend Möglichkeiten. Lassen Sie sich vom Visit Bruges Convention Bureau beraten.
2. Scannen Sie Ihren Kongress auf Corona-Sicherheit
Wenn Sie einen Kongress in Brügge veranstalten möchten, müssen Sie (verpflichtend) eine Risikoanalyse mit dem COVID Event Risk Model oder CERM durchführen. Dies ist ein Online-Tool, mit dem Sie Ihren Kongress anhand eines Fragebogens auf COVID-Sicherheitsrisiken überprüfen können. Das Risiko wird durch eine Reihe von Parametern bestimmt, die die Ausbreitung des Virus beeinflussen, z. B:
- Platzangebot pro Besucher
- Besucherströme
- Sitzordnung
- Grad der Interaktion zwischen den Teilnehmern
- Hygiene und Desinfektion
- Verkehrsmittel bei Ankunft und Abreise
- usw.
Sie müssen sich auch Gedanken über Dinge wie den Umgang mit Menschenmengen, die Sensibilisierung der Teilnehmer oder einen Durchsetzungsplan machen. Wenn Sie mit einem professionellen Kongressveranstalter wie einem PCO oder DMC zusammenarbeiten, wird dieser das CERM oft in enger Absprache mit Ihnen übernehmen.
Der Betreiber Ihres Veranstaltungsortes prüft die Risiken des dort nach dem CIRM (COVID Infrastructure Risk Model). Ihr Caterer arbeitet nach dem COVID-Gastronomieprotokoll. Wie Sie sehen, steht die Gesundheit Ihrer Teilnehmer an erster Stelle.
3. Einen Plan und ein Drehbuch erstellen
Eine gute Vorbereitung ist absolut notwendig. Beginnen Sie daher mehrere Monate im Voraus. Erstellen Sie einen Plan und berücksichtigen Sie unerwartete Ereignisse oder sich ändernde Corona-Regeln. Möglicherweise müssen Sie während Ihrer Vorbereitung zu einem hybriden Ansatz wechseln.
Haben Sie schon einmal mit einem Drehbuch gearbeitet? Ein Drehbuch ist ein schriftlich festgelegtes Szenario Ihrer geplanten Aktivitäten. Auf diese Weise wissen alle Beteiligten, was vor, während und nach dem Symposium zu tun ist. Ein bewährtes Rezept für eine erfolgreiche Zusammenkunft.
Sie möchten mehr darüber erfahren? Dann lesen Sie den Artikel: „Wie schreibe ich ein Drehbuch für eine Veranstaltung?“
4. Das Budget im Auge behalten
Einen finanziellen Kater braucht nun wirklich niemand. Daher sollten Sie von Anfang an ein Budget vor Augen haben, in dem die Fixkosten und die variablen Kosten übersichtlich dargestellt sind. Die Berechnung der Kosten für virtuelle Sitzungen in Ihrem Hybrid-Kongress kann anfangs etwas Kreativität erfordern. Und die Einhaltung der Corona-Regeln hat auch ihren Preis.
Wenden Sie sich an das Visit Bruges Convention Bureau, um Angebote von verschiedenen Anbietern einzuholen und zu vergleichen.
Ist Ihr Budget fertig? Fügen Sie vorsichtshalber weitere 10 bis 15 % für unvorhergesehene Kosten hinzu. Auf diese Weise behalten Sie genügend Spielraum, um Ihren Kongress innerhalb des Budgets erfolgreich zu gestalten.
5. Choisissez une date et un lieu
Tenez compte des périodes de vacances et des salons professionnels ou des autres événements dans la ville.
Consultez Visit Bruges Convention Bureau pour trouver le lieu idéal pour votre congrès dans la ville historique de Bruges. Il est important que vous sachiez :
- Le nombre de convives que vous visez
- Si les participants prennent l'avion, la voiture, les transports en commun ou le taxi
- La disposition de la salle que vous envisagez : auditoire, banquet, cabaret, cocktail, en U, etc.
- Si le lieu dispose de l'équipement technique nécessaire pour les interventions virtuelles
5. Ein Datum und einen Ort wählen
Berücksichtigen Sie Feiertage, Messezeiten und andere Veranstaltungen in der Stadt.
Wenden Sie sich an das Visit Bruges Convention Bureau, um den perfekten Ort für Ihren Kongress im historischen Brügge zu finden. Wichtig zu wissen:
- Wie viele Gäste erwarten Sie?
- Kommen Ihre Teilnehmer mit dem Flugzeug, mit dem Auto, öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Taxi?
- Welche Raumaufteilung schwebt Ihnen vor? Auditorium, Bankett, Cocktail, U-Form, und so weiter.
- Verfügt der Veranstaltungsort über die notwendige technische Ausstattung für virtuelle Interventionen?
6. Klar kommunizieren
Vergewissern Sie sich, dass die Einladung an Ihre Teilnehmer ausreichende Informationen enthält über folgende Themen:
- den praktischen Ablauf vor Ort
- die Arbeitsweise bei virtuellen Sitzungen
- Zweck und Programm
- die Referenten und ihre Themen
Vergessen Sie auch die Außenwelt nicht. Visit Bruges Convention Bureau hilft Ihnen gerne bei der Gestaltung einer Pressemitteilung oder eines Posts für die sozialen Medien auf Facebook, Twitter, LinkedIn, ...
Senden Sie nach dem Symposium ein Dankesschreiben und ein Feedback-Formular. Gutes Feedback ist bei der Organisation Ihres nächsten Kongresses Gold wert.
