Tipps für die Organisation einer erfolgreichen Unternehmensveranstaltung
Zu einer Unternehmensveranstaltung laden Sie Mitarbeiter, Geschäftspartner und potenzielle Kunden ein. Ganz gleich, ob es sich um ein Betriebsfest, ein Meeting außer Haus oder eine mehrtägige Konferenz handelt – der Prozess der Organisation bleibt weitgehend derselbe. Genau wie die Erfolgsfaktoren. Um Ihnen einen guten Überblick zu verschaffen, haben wir ein paar klare Tipps zusammengestellt, mit denen Ihr Unternehmensevent ein echter Erfolg wird.
The Grand Opening Event of the BMCC on the 3rd and the 4th of May 2022. Stad Brugge
Gute Vorbereitung ist die halbe Miete
Die Organisation einer erfolgreichen Unternehmensveranstaltung beginnt lange bevor Sie den ersten Partner an Bord holen oder Ihre Location sichern. Je besser die Vorbereitung, desto größer die Erfolgsaussichten. Fangen Sie also rechtzeitig an, zu überlegen und sich zu informieren. Beantworten Sie folgende Fragen:
- Was möchten Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen?
- Wer ist Ihre Zielgruppe und welche Art von Unternehmensevent möchten Sie organisieren?
- Wie hoch ist Ihr Budget? Diese Punkte behalten Sie während der gesamten Organisation im Auge.
- Wann findet Ihr Kongress oder Ihre Tagung statt? Berücksichtigen Sie Ferienzeiten, Messen und andere Veranstaltungen in der Stadt.
Der Veranstaltungsort als kritischer Faktor
Die richtige Location bildet die Grundlage für eine gelungene Unternehmensveranstaltung. Nehmen Sie sich also ausreichend Zeit, um einen geeigneten Ort dafür zu finden. Das historische Oud Sint-Jan für Ihren medizinischen Kongress oder eine Tagung über Schifffahrt im ABC-Turm des Hafens von Zeebrugge? Zögern Sie nicht, bei der Suche nach der idealen Location fachkundigen Rat in Anspruch zu nehmen. Das Visit Bruges Convention Bureau hilft Ihnen gerne weiter.
Mehr als Ihre fachliche Botschaft
Natürlich steht das berufliche Interesse im Mittelpunkt Ihres Kongresses oder Ihrer Tagung. Doch gerade mit dem Rahmenprogramm machen Sie den Unterschied. Unterschätzen Sie nicht den Einfluss eines guten Caterings auf Ihre Unternehmensveranstaltung. Und fügen Sie Unterhaltung hinzu, um Ihre Zielgruppe voll zu motivieren. Ein Moment der Entspannung oder eine kulturelle Aktivität? Brügge hat eine Menge zu bieten.
Klare Absprachen machen gute Freunde
Treffen Sie klare Absprachen. Ein Drehbuch für das Programm Ihrer Veranstaltung eignet sich dafür hervorragend. Auf diese Weise kennen alle Beteiligten ihre Aufgaben, damit das Event reibungslos abläuft. Seien Sie auch auf das Schlimmste vorbereitet und arbeiten Sie ein Notfallszenario aus. Beschreiben Sie unter anderem, was im Falle einer Absage geschehen soll. Natürlich in der Hoffnung, dass Sie diesen Teil des Drehbuchs nie brauchen werden.
Kommunizieren Sie eindeutig und frühzeitig
Ihre Veranstaltung kann nur ein Erfolg werden, wenn Ihr Zielpublikum darüber informiert ist. Erstellen Sie originelle Einladungen, verschicken Sie das Programm rechtzeitig und stellen Sie Ihre Pläne in den sozialen Medien vor. Teilen Sie ein Foto von den Vorbereitungen oder kündigen Sie einen renommierten Redner an, um potenzielle Besucher anzusprechen. Außerdem sollten Sie die Presse einschalten. Sie hat eine große Reichweite und verschafft Ihnen so mit minimalem Aufwand zusätzliche Schlagkraft.
Holen Sie sich professionelle Hilfe für Ihre Unternehmensveranstaltung
Zweifelsohne sind Sie ein Meister Ihres Fachs. Das gilt aber auch für die professionellen Organisatoren von Unternehmensevents, den DMCs (Destination Management Company). Sie setzen ihre Fähigkeiten und ihr Fachwissen ein, um Ihre Unternehmensveranstaltung zu organisieren. Sowohl digital als auch in der physischen Welt. Auf diese Weise profitieren Sie auch von einem umfassenden lokalen Netzwerk und einer guten Kenntnis der Stadt.
