Wie erstellt man ein Drehbuch für eine Veranstaltung?
Ein detailliertes Drehbuch ist ein wichtiger Faktor für die Organisation einer erfolgreichen Veranstaltung. Was ist das, woran müssen Sie denken und wie erstellen Sie ein praktisches und wasserdichtes Drehbuch? Wir geben Ihnen gerne die Antworten.
Was ist ein Drehbuch?
Ein Drehbuch für eine Veranstaltung ist ein schriftliches Szenario mit geplanten Aktivitäten, das als Leitfaden für das Event dient. Darin wird detailliert und Schritt für Schritt beschrieben, wer wann welche Aufgaben übernimmt, damit die Veranstaltung reibungslos abläuft.
Warum ist ein Drehbuch unerlässlich?
Ein Drehbuch verdeutlicht, was schiefgehen kann und wo eventuelle Engpässe im Ablauf der Veranstaltung liegen. Es zeigt mögliche Konflikte auf, z. B. sich überschneidende Sitzungen oder zu wenig Zeit, um von einem Raum zum anderen zu wechseln.
Außerdem sehen alle Beteiligten im Drehbuch, was sie zu welchem Zeitpunkt tun müssen. Vor, während und nach der Veranstaltung. So befindet sich immer der richtige Mann oder die richtige Frau am richtigen Ort.
Wie erstellt man ein Drehbuch für eine Veranstaltung oder einen Kongress?
Ein Drehbuch enthält die Ereignisse des Events in chronologischer Reihenfolge. Als Grundlage für das Drehbuch nehmen Sie das Veranstaltungsprogramm. Dann richten Sie den Zeitplan für alle Ereignisse nach diesem Programm aus. Berücksichtigen Sie dabei Lieferanten, Catering, Mitarbeiter usw. Denken Sie so breitgefächert wie möglich, damit Sie keine Partei vergessen.
Ernennen Sie auch eine Kontaktperson oder einen Verantwortlichen. An diese Person kann sich jeder bei Fragen oder Problemen wenden. Auf diese Weise behalten Sie einen guten Überblick über die Organisation. Die Kontaktdaten der beauftragten Personen sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Geben Sie diese im Drehbuch deutlich an.
Wenn es sich um eine große Veranstaltung handelt, kann es sinnvoll sein, mehrere Personen zu benennen, die jeweils für einen Teil verantwortlich sind. Zum Beispiel für Bereiche wie Catering, Lieferanten, Begrüßung der Gäste, Redner usw. Für jeden dieser Bereiche gelten spezifische Anforderungen, die eine speziell zuständige Person besser erfüllen kann.
Kommunikation als Schlüsselinstrument
Kommunikation ist das A und O. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten mit dem Inhalt des Drehbuchs vertraut sind. Nur so können Sie sicher sein, dass jeder seine Rolle perfekt wahrnimmt und die Veranstaltung reibungslos verläuft. Kommunizieren Sie rechtzeitig, damit Sie eventuelle Rückmeldungen in die endgültige Version des Drehbuchs einarbeiten können. Geben Sie den wichtigsten Mitarbeitern das Drehbuch auf Papier, zur Verwendung während des Events.
Eine Vorlage zur Erstellung Ihres Drehbuchs
Suchen Sie ein Beispiel für ein Drehbuch einer Veranstaltung? Das Visit Bruges Convention Bureau hat eine praktische Vorlage erstellt.