Ein Professional Conference Organizer – kurz PCO – ist ein Unternehmen, das sich in erster Linie auf die Planung und Organisation von Konferenzen, Veranstaltungen und Meetings spezialisiert hat. Sie möchten eine Veranstaltung, eine Konferenz oder einen Kongress organisieren, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Oder haben Sie einfach nicht die Zeit, sich selbst um die Organisation zu kümmern? Dann können Sie sich an einen PCO wenden.
Die meisten PCOs bieten eine breite Palette von Dienstleistungen an, mit denen sie alle Aspekte Ihrer Veranstaltung gezielt verwalten. Nachfolgend beschreiben wir einige ihrer Kernaufgaben.
Planung: immer die Zügel in der Hand halten
Verlassen Sie sich auf Ihren PCO für die Vorausplanung sowie die Koordination und Überwachung während der Veranstaltung. All dies, um effizient zu arbeiten und die Risiken zu begrenzen. Nach der Veranstaltung findet natürlich eine Nachbesprechung statt.
Kommunikation ist alles.
Sowohl die interne, als auch die externe Kommunikation wird in einem Kommunikationsplan beschrieben. Ein guter PCO denkt über das Wesentliche nach: Corporate Identity, Logo, Webdesign, Grafikdesign von Print- und Online-Medien. Es ist wichtig, sich kreativ von anderen zu unterscheiden. Er überwacht auch die Kommunikation mit den verschiedenen Interessengruppen. Denken Sie dabei an Standort, die Lieferanten, das Catering, die Presse und natürlich die Teilnehmer.
Berechnen und zählen
Es ist außerdem die Aufgabe des professionellen Konferenzorganisators, das Budget zu verwalten, um die Ziele der Veranstaltung zu erreichen.
Registrierung der Teilnehmer
Der PCO kümmert sich um die Registrierung Ihrer Gäste. Dies ist beispielsweise über ein Online-Anmeldeformular möglich. Während des Kongresses kümmert er sich um den Empfang und alle Teilnehmer erhalten einen persönlichen Ausweis. Alle Daten werden selbstverständlich für Sie gespeichert.
Speaker Management
Ein PCO kontaktiert die Referenten Ihrer Veranstaltung und unterstützt sie bei der Vorbereitung ihrer Präsentation. Sie werden rechtzeitig über die Agenda informiert und – um ‚Murphy‘ gar nicht erst zuzulassen – das Präsentationsmaterial wird vorab getestet.
Der große Augenblick
Ist endlich der große Tag der Veranstaltung da? Dann macht der Professional Conference Organizer seinem Namen alle Ehre und lenkt das Geschehen in seine richtigen Bahnen. Er ist allgegenwärtig, behält ständig alles im Auge und hält Kontakt mit allen Lieferanten. Somit brauchen Sie sich am Tage der Veranstaltung keine Sorgen zu machen.
