Das Organisieren einer Konferenz ist gar nicht so einfach. Es steckt mehr dahinter, als Sie denken. Um Ihnen bei der Organisation einer Konferenz zu helfen, bieten wir Ihnen einen strukturierten Überblick über die wichtigsten Dinge, auf die Sie dabei achten sollten.
Planen Sie strategisch voraus
Eine gute Vorbereitung ist entscheidend für eine erfolgreiche Konferenz. Darum sollten Sie pünktlich beginnen, und damit meinen wir: Monate im Voraus. Denken Sie sorgfältig über das Ziel, die Zielgruppe und die Art der Konferenz nach. Warum organisieren Sie diesen Kongress? Wen möchten Sie einladen? Um was für eine Konferenz handelt es sich? Eine fundierte Antwort auf diese Fragen hilft Ihnen bei der weiteren Planung der Konferenz.
Das liebe Geld
Die tatsächlichen Kosten eines Kongresses können die geplanten Kosten erheblich übersteigen. Deshalb ist es wichtig, von Anfang an ein Budget im Auge zu behalten. Berechnen Sie die Fixkosten und die variablen Kosten. Fordern Sie Angebote von verschiedenen Lieferanten an und vergleichen Sie sie. Können Sie Sponsoren ansprechen? All diese Dinge brauchen Zeit, daher gilt hier das Gleiche: Starten Sie frühzeitig mit der Budgetierung. Rechnen Sie außerdem damit, dass selbst die genaueste Finanzplanungsberechnung nicht unbedingt aufgeht, und planen Sie 10% bis 15% unvorhergesehene Kosten ein. Auf diese Weise vermeiden Sie einen finanziellen Kater.
Wo und wann?
Wählen Sie das Datum für die Konferenz mit Blick auf Feiertage, Ausstellungszeiten und andere Veranstaltungen. Natürlich spielt auch die Verfügbarkeit des Standortes eine Rolle. Die Festlegung von Datum und Ort des Kongresses gehen daher Hand in Hand.
Besuchen und prüfen Sie persönlich den Standort, um festzustellen, ob er den Anforderungen entspricht.
- Ist er für die Anzahl der Eingeladenen geeignet?
- Ist er gut erreichbar? Denken Sie hierbei an die Erreichbarkeit mit dem Auto, Parkmöglichketen, öffentlichen Nahverkehr.
- Ist er für die Art der Platzanordnung geeignet, die Ihnen vorschwebt? Auditorium, Bankett, Cabaret, Cocktail, U-Form etc.
Denken Sie an die eventuelle Dekoration des Ortes. Vielleicht müssen Sie Blumen, Möbel oder Kunst mieten, um die Räume zu dekorieren?
Verlieren Sie außerdem nicht die technischen Einrichtungen aus dem Auge. Stellen Sie gegebenenfalls ein Mikrofon und/oder Boxen, einen Beamer und/oder Projektionsschirm bereit. Testen Sie das Material vor Beginn des Kongresses, sodass keine unerwarteten Probleme auftreten.
Catering
Catering ist eine wichtige Voraussetzung für eine gute Stimmung auf Ihrer Konferenz, weshalb Sie diesen Aspekt nicht vernachlässigen sollten. Manchmal können Sie die Organisation des Catering den Verantwortlichen für den Standort überlassen, aber Sie können auch für diese Organisation verantwortlich sein.
Bedenken Sie auf jeden Fall auch diese Aspekte:
- Möchten Sie eine bestimmte Mahlzeit? Zum Beispiel zu einem bestimmten Thema.
- Wie viele Personen muss der Caterer einplanen und wie viele Mahlzeiten muss er servieren?
- Gibt es bestimmte Präferenzen, die er berücksichtigen sollte? Dabei denken wir hauptsächlich an vegetarische oder vegane Alternativen oder Einschränkungen aufgrund von Religion, Nahrungsmittelintoleranzen und Allergien.
Erstellen Sie ein Drehbuch zum Programm
Erstellen Sie ein Drehbuch und testen Sie die Machbarkeit des Konzepts bei den Beteiligten. Händigen Sie dieses Drehbuch allen Beteiligten aus, damit jeder vor, während und nach der Konferenz weiß, was zu tun ist.
Möchten Sie mehr über das Erstellen eines Drehbuchs erfahren? Weitere Informationen finden Sie hier.
Marketing: Verbreiten Sie die Botschaft
Laden Sie alle Gäste ein und kontaktieren Sie zu einem späteren Zeitpunkt diejenigen, die noch nicht zugesagt haben. Senden Sie allen Teilnehmern vorab das Programm der Konferenz und informieren Sie die Presse. Nutzen Sie so viele soziale Medien wie möglich. Facebook, Twitter und LinkedIn sind leistungsfähige Marketinginstrumente.
Nach der Konferenz senden Sie allen Teilnehmern ein Dankeschön und ein Feedback-Formular. Dieses Feedback ist sicherlich hilfreich für die Organisation eines eventuellen nächsten Kongresses.
