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Draaiboek event
07 avr 2023

Une feuille de route détaillée est un facteur important pour l'organisation d'un événement réussi. Qu'est-ce que c'est, à quoi faut-il penser et comment rédiger une feuille de route pratique et sans faille ? Nous sommes heureux de vous donner les réponses.

Qu'est-ce qu'une feuille de route ?

Une feuille de route pour un événement est un scénario écrit des activités prévues qui sert de manuel pour un événement. Elle décrit en détail, étape par étape, qui doit faire quoi et quand afin de permettre le bon déroulement de l'événement.

Pourquoi une feuille de route est-elle indispensable?

Une feuille de route permet de voir rapidement où des problèmes peuvent se poser les choses peuvent mal tourner et où se trouvent les points faibles dans le déroulement de l'événement. Elle vous permettra de détecter les conflits possibles et d’éviter que des sessions se chevauchent ou que les participants et les conférenciers n’aient pas assez de temps pour aller d'un local à l'autre.

De plus, la feuille de route garantit que tout le monde sait ce qu’il doit faire et quand. Avant, pendant et après l'événement. De cette façon, la personne correcte sera toujours au bon endroit.

Comment établir la feuille de route pour un événement ou un congrès ?

La feuille de route liste tout ce qui se passe pendant le congrès dans un ordre chronologique. Utilisez le programme de l'événement comme point de départ pour le scénario. Établissez ensuite autour de ce programme le timing de tous les événements pour toutes les parties concernées telles que fournisseurs, restaurateurs, employés, ... Assurez-vous que toutes les parties sont prises en compte. Pensez de la manière la plus large possible afin de n'oublier aucune partie.

Désignez également une personne de contact ou un responsable. Cette personne sera à la disposition de toute personne ayant des questions ou des problèmes. Vous garderez ainsi en outre une bonne vue d'ensemble de l'organisation. Les coordonnées des personnes désignées sont donc cruciales. Indiquez-les clairement dans la feuille de route.

Pour les événements de grande envergure, il peut être utile de désigner un responsable pour chaque aspect, par exemple la restauration, les fournisseurs, l'accueil des invités, les conférenciers, etc. Ainsi, le responsable pourra mieux répondre aux besoins spécifiques de l’aspect qui lui a été confié.

Tout commence par la communication

La communication est la chose la plus importante. Assurez-vous que toutes les parties concernées sont au courant du contenu de la feuille de route. Ainsi, vous pourrez être sûr que tout le monde jouera son rôle à la perfection et que l’événement se déroulera sans encombre. Communiquez suffisamment à l'avance. Cela vous permettra d’intégrer les commentaires éventuels dans une version finale de la feuille de route. Fournissez également aux employés les plus importants une version papier de la feuille de route afin qu’ils puissent la consulter pendant l’événement.

Un modèle de feuille de route

Vous cherchez un exemple de feuille de route pour un événement ? Visit Bruges Convention Bureau a établi un modèle de feuille de route pratique.