6 règles pratiques pour un congrès sûr et réussi à Bruges

L'organisation d'un congrès ne se fait pas au hasard. Cela demande une bonne préparation. Les mesures de sécurité contre le coronavirus viennent désormais compliquer un peu plus la tâche. Sans oublier le congrès « hybride » qui fait son apparition.

Cet article fait le point sur les éléments les plus importants.

  1. Un congrès virtuel, physique ou hybride ?
  2. Analysez les risques sanitaires de votre congrès
  3. Établissez un plan et une feuille de route
  4. Surveillez le budget
  5. Choisissez une date et un lieu
  6. Adoptez une communication claire

tips voor het organiseren van een congres

1. Un congrès virtuel, physique ou hybride ?

Connaissez-vous chacune de ces trois formules ?

  • Congrès virtuel : pas de rencontre physique, toute la communication se fait par voie numérique.
  • Congrès hybride : rencontres physiques limitées, complétées par des interventions numériques.
  • Congrès physique : tous les participants et intervenants se rassemblent dans un même lieu.

Nous avons bien sûr envie de nous retrouver physiquement! Les rencontres et les discussions « en vrai » nourrissent les relations professionnelles. Par ailleurs, l'incontournable programme de détente que propose tout bon congrès génère souvent une bonne dose d'énergie et d'inspiration nécessaires pour obtenir des résultats de haut niveau. Mais votre congrès physique doit respecter parfaitement les mesures de sécurité contre le coronavirus, car vous voulez bien sûr garantir la santé des participants et des intervenants.

Avant de prendre une décision, posez-vous ces questions :

  • Le congrès s'adresse-t-il à un public national ou international ?
  • Durera-t-il un jour ou plusieurs jours ?
  • Combien de personnes seront invitées ?
  • Quel est l'objectif du congrès ?

S'il est possible d'organiser votre congrès dans le respect des mesures de sécurité, n'hésitez pas et optez pour une version en présentiel.

Vous préférez opter pour un congrès hybride (en partie en présentiel et en partie virtuel) ? Là encore, la ville de Bruges vous proposera suffisamment d'options. Contactez Visit Bruges Convention Bureau pour obtenir des conseils.

Een plan voor het organiseren van een congres

2. Analysez les risques sanitaires de votre congrès 

Si vous souhaitez organiser une conférence à Bruges, vous devez (obligatoirement) effectuer une analyse des risques à l'aide du COVID Event Risk Model ou CERM. Il s'agit d'un outil en ligne qui permet de détecter les risques de sécurité liés au COVID pour votre conférence au moyen d'un questionnaire. Le risque est déterminé en fonction d'un certain nombre de paramètres qui influencent la propagation du virus, tels que :

  • l'espace disponible par visiteur
  • les flux de visiteurs
  • la disposition des sièges
  • le degré d'interaction entre les participants
  • l'hygiène et la désinfection
  • la mobilité à l'arrivée et au départ
  • etc.

Il vous faudra également réfléchir à certains aspects comme la gestion des foules, la sensibilisation des participants ou un plan d'exécution. Si vous travaillez avec un organisateur de conférence professionnel (PCO ou DMC), celui-ci s'occupera souvent du CERM en étroite collaboration avec vous.

L'exploitant de votre lieu de conférence examine les risques du site selon le CIRM (COVID Infrastructure Risk Model). Votre traiteur travaille selon le protocole COVID pour l'horeca. Comme vous pouvez le constater, la santé de vos participants est primordiale.

3. Établissez un plan et une feuille de route

Une bonne préparation est absolument essentielle. Vous devez donc commencer plusieurs mois à l'avance. Établissez un plan et tenez compte des imprévus ou d'un éventuel changement des mesures sanitaires. Il se peut que vous soyez contraint de passer à une version hybride en cours de route.

Avez-vous déjà travaillé avec une feuille de route ? Il s'agit d'un scénario qui reprend par écrit les activités prévues. Toutes les parties concernées savent ainsi ce qu'elles doivent faire avant, pendant et après le symposium. Une recette éprouvée pour un événement réussi.

En savoir plus ? Lisez l'article : « Comment établir une feuille de route ? »

Bepaal een datum & locatie voor het congres

4. Surveillez le budget

Vous aimeriez autant que cet événement ne soit pas un gouffre financier. Établissez donc, dès le début, un budget à garder à tête, en reprenant clairement les coûts fixes et les coûts variables. Il est vrai qu'il faut parfois un peu de créativité pour déchiffrer les coûts des sessions virtuelles de votre congrès hybride. Et le respect des mesures sanitaires a lui aussi un prix. 

Faites donc appel à Visit Bruges Convention Bureau pour demander des devis auprès des différents fournisseurs et comparez-les.

Votre budget est prêt ? Par précaution, ajoutez-y 10 à 15 % pour les imprévus. Vous aurez ainsi une marge suffisante pour mener à bien votre congrès dans le budget prévu.

budgetcontrole bij een congres

5. Choisissez une date et un lieu

Tenez compte des périodes de vacances et des salons professionnels ou des autres événements dans la ville.

Consultez Visit Bruges Convention Bureau pour trouver le lieu idéal pour votre congrès dans la ville historique de Bruges. Il est important que vous sachiez :

  • Le nombre de convives que vous visez
  • Si les participants prennent l'avion, la voiture, les transports en commun ou le taxi
  • La disposition de la salle que vous envisagez : auditoire, banquet, cabaret, cocktail, en U, etc.
  • Si le lieu dispose de l'équipement technique nécessaire pour les interventions virtuelles

6. Adoptez une communication claire 

Veillez à ce que l'invitation que vous faites parvenir aux participants contienne suffisamment d'informations sur  :

  • le déroulement pratique sur place
  • la méthode de travail lors des sessions virtuelles
  • le but du programme
  • les intervenants et le sujet de leurs exposés

 

Et n'oubliez pas le grand public. Visit Bruges Convention Bureau se fera un plaisir de vous aider pour la rédaction d'un communiqué de presse ou d'articles à publier sur les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.

À l'issue de l'événement, envoyez des remerciements et un formulaire de feed-back. Un bon feed-back vaut de l'or pour l'organisation de votre prochain congrès.

Et Visit Bruges Convention Bureau espère bien sûr qu'il se déroulera à nouveau à Bruges !

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