Qu'est-ce qu'une feuille de route?
Une feuille de route sert de manuel pour l’événement, contenant tous les détails sur les activités prévues. Elle décrit en détail, étape par étape, qui fait quoi quand. Ainsi, le congrès pourra se dérouler sans encombre.
Pourquoi une feuille de route est-elle indispensable?
Grâce à la feuille de route, il devient rapidement clair où des problèmes peuvent se poser et où se trouvent les points faibles dans le déroulement de l'événement. Elle vous permettra de détecter les conflits possibles et d’éviter que des sessions se chevauchent ou que les participants et les conférenciers n’aient pas assez de temps pour aller d'un local à l'autre.
De plus, la feuille de route garantit que tout le monde sait ce qu’il doit faire et quand; avant, pendant et après l'événement. De cette façon, la personne correcte sera toujours au bon endroit.
Comment établir la feuille de route pour votre événement?
La feuille de route liste tout ce qui se passe pendant le congrès dans un ordre chronologique. Utilisez le programme de l'événement comme point de départ pour déterminer le timing pour toutes les parties concernées, tels que fournisseurs, restaurateurs, employés. Assurez-vous que toutes les parties sont prises en compte.
Désignez également une personne de contact ou un responsable. Cette personne peut répondre aux questions et aux problèmes éventuels. De cette façon, vous pourrez toujours garder le contrôle. Il est donc d’une importance primordiale que les données des personnes désignées se trouvent dans la feuille de route.
Pour les événements de grande envergure, il peut être utile de désigner un responsable pour chaque aspect, p.ex. la restauration, les fournisseurs, l'accueil des invités et les conférenciers. Ainsi, le responsable pourra mieux répondre aux besoins spécifiques de l’aspect qui lui a été conféré.
Tout commence par la communication. Assurez-vous que toutes les parties concernées sont au courant du contenu de la feuille de route. Ainsi, vous pourrez être sûr que tout le monde jouera son rôle à la perfection et que l’événement se déroulera sans encombre. Communiquez suffisamment à l'avance. Cela vous permettra d’intégrer les commentaires éventuels dans une version finale. Et dernièrement: fournissez aux employés les plus importants une version en papier afin qu’ils puissent consulter la feuille de route pendant l’événement.
Un modèle de feuille de route
Pour votre commodité, Visit Bruges Convention Bureau a établi un modèle de feuille de route : téléchargez-la ici.
