L’organisation d’un congrès est une tâche compliquée qui exige beaucoup de préparation. Pour votre commodité, nous vous donnons ci-dessous un aperçu structuré des principaux éléments dont vous devrez tenir compte.
Planifiez stratégiquement à l'avance
Une bonne préparation est essentielle pour la réussite de votre congrès. Pour cette raison, nous vous conseillons de commencer bien à temps et par cela, nous voulons dire: plusieurs mois à l'avance. Déterminez l'objectif, le groupe cible et le type de congrès. Pourquoi organisez-vous ce congrès? Qui voulez-vous inviter? De quel genre de congrès s'agit-il? La réponse à ces questions vous aidera à mieux planifier votre congrès.
Comptez vos sous
L’organisation d’un congrès entraîne des coûts considérables. C'est pourquoi il est important de déterminer votre budget dès le début du processus de la planification. Calculez les coûts fixes et variables. Demandez des offres de prix de différents fournisseurs à Visit Bruges Convention Bureau et comparez-les. Pouvez-vous faire appel à des sponsors? La planification budgétaire demande beaucoup de temps et nous vous conseillons donc ici aussi de commencer tôt. N'oubliez pas non plus qu’il est impossible de suivre un plan financier jusque dans les moindres détails, même si celui-ci est bien préparé. Prévoyez donc des coûts supplémentaires de 10% à 15%. Ainsi, vous pouvez éviter le risque d’un dérapage financier.
Ou et quand?
Choisissez une date en tenant compte des périodes des vacances, des foires et d’autres événements. Bien évidemment, la salle doit être disponible. Il est donc indispensable de fixer en même temps le lieu et la date du congrès.
Demandez à Meeting in Bruges de trouver le bon lieux qui répond à toutes vos exigences.
Les points nécessaires pour le briefing sont:
● La capacité de la salle est-elle suffisante pour le nombre d'invités?
● La salle est-elle suffisamment accessible? (voitures, parkings, transports en commun, etc.)
● La salle permet-elle d’arranger les sièges de la manière désirée? (auditorium, banquet, cabaret, cocktail, forme de U, etc.)
N'oubliez pas les installations techniques. En cas de besoin, fournissez des microphones, des enceintes, un vidéoprojecteur, un écran de projection… Testez l’équipement avant le début du congrès afin d’éviter tout problème imprévu.
La restauration, cerise sur le gâteau
Le succès de votre événement dépend largement de la qualité de la restauration. Prêtez-y donc une attention particulière. Dans certains cas, les exploitants de la salle s’occupent de la restauration, mais dans d’autres cas, vous devrez l’organiser vous-même.
En tout cas, tenez compte des facteurs suivants:
● Voulez-vous servir un repas spécifique? Par exemple en fonction du thème du congrès?
● Combien de repas le traiteur devra-t-il servir par jour et combien de personnes assisteront à chacun de ces repas?
● Y a-t-il des souhaits spécifiques qu'il doit prendre en compte? (végétarien, végétalien, religion, intolérances ou allergies).
Etablissez une feuille de route en fonction du programme
Composez une feuille de route et testez sa faisabilité pour toutes les parties impliquées. Communiquez cette feuille de route à toutes les parties concernées afin que chacun sache bien ce qu'il doit faire avant, pendant et après le congrès.
Marketing: diffusez le message
Conviez les invités. Dans un stade ultérieur, envoyez un rappel à ceux qui n’ont pas encore confirmé leur participation. Faites parvenir le programme du congrès à tous les participants et informez la presse. Utilisez autant de médias sociaux que possible: Facebook, Twitter et LinkedIn sont des outils marketing très puissants.
Après le congrès, envoyez un remerciement et un formulaire de feedback à tous les participants. Le retour d’information sera sans aucun doute utile pour l’organisation de votre prochain congrès.
