Op zoek naar de perfecte locatie voor uw event of congres? Punt deze checklist van Visit Bruges Convention Bureau af en u weet meteen waar u op moet letten bij het uitkiezen van de locatie.
Sfeer en uitstraling
- Heeft u een goed gevoel bij de locatie?
- Past de locatie bij uw organisatie en bij het thema van het event?
- Hoeveel vrijheid heeft u om de locatie aan te passen aan jouw plannen?
Capaciteit
- Wat is de maximumcapaciteit?
- Hoe zijn de verschillende ruimtes ingedeeld?
- Zijn er voldoende zalen (voor eventuele parallelsessies)?
- Zijn er voldoende toiletten?
- Zijn er voldoende tafels en stoelen beschikbaar? Is er nog ander meubilair aanwezig? Wat moet er gehuurd worden?
- Zijn er faciliteiten voor pers en communicatie?
Organisatie
- Kunt u beroep doen op de diensten van een PCO (een professionele organisator) die u helpt om jouw evenement in goede banen te leiden tijdens het gebeuren?
- Zijn bepaalde conciërgediensten inbegrepen? Denk aan: receptie, toiletdame, vestiaire, enz.
- Is er een ruimte beschikbaar van waaruit u het event kunt coördineren?
- Heeft u de locatie volledig afgehuurd of moet u deze delen met andere partijen?
- Beschikt de locatie over een systeem met informatieschermen om te communiceren met de gasten?
Bereikbaarheid en parking
- Is de locatie goed bereikbaar?
- Ligt de locatie centraal?
- Zijn er genoeg hotelkamers beschikbaar op wandelafstand?
- Is de reistijd voor uw gasten aanvaardbaar?
- Is de locatie bereikbaar met openbaar vervoer?
- Is de locatie goed bereikbaar voor internationale reizigers?
- Volstaat de parkeergelegenheid of moeten er parkeerplaatsen gezocht worden in de buurt?
Cloakroom and lockers
- Is there a cloakroom?
- Is the cloakroom big enough?
- Is the cloakroom manned?
- If there is no cloakroom, is there another area that can be converted into a cloakroom?
Catering
- Welke cateringfaciliteiten zijn er aanwezig?
- Heb je de vrijheid om met een externe cateraar te werken of moet je samenwerken met een in-house cateraar?
Veiligheid
- Zijn er voldoende nooduitgangen en brandblusapparaten?
- Zijn er rookmelders?
- Welke evacuatieprocedures gelden er?
- Zijn er EHBO-voorzieningen?
- Is er een AED of defibrillator aanwezig?
Technische uitrusting
- Biedt de locatie audiovisuele voorzieningen en geluidstechniek?
- Heeft de locatie goede akoestische eigenschappen?
- Heeft de zaal voldoende lichtinval?
- Kan de zaal verduisterd worden indien nodig?
- Is er een podium beschikbaar of is er ruimte om een gehuurd podium te installeren?
- Hoe zit het met de verwarming en airconditioning?
Toegangkelijkheid en liften
- Is de locatie toegankelijk voor andersvaliden?
- Welke speciale voorzieningen zijn er? Denk aan: parkeerplaatsen dicht bij de ingang, toiletten, lift, enz.
Wifi & Internet
- Zijn er internetaansluitingen beschikbaar voor de sprekers?
- Is er een wifinetwerk van de locatie?
- Heeft het netwerk voldoende capaciteit?
Opbouw & afbouw
- Welke zijn de mogelijkheden om vooraf alles op te bouwen en nadien alles terug af te breken?
- Laat de locatie een vlotte logistieke operatie toe?
- Kan u makkelijk goederen aan- en afvoeren?
- Zijn de plafonds hoog genoeg?
- Zijn de deuren en poorten breed genoeg?
- Is er voldoende stockageruimte?
Regels en afspraken
- Lees de kleine lettertjes: wat zijn de betalings- en annuleringsvoorwaarden?
- Gelden er bepaalde huisregels die een impact hebben op het evenement? Geldt er bijvoorbeeld een sluitingsuur?
- Hebben bepalingen in de milieuvergunning van de locatie een impact op het evenement?
Prijskaartje
- Wat zit er allemaal in de prijs?
- Zijn elektriciteit, gas en water inbegrepen in de huurprijs?
- Moeten er bepaalde verzekeringen worden afgesloten?
Hebt u plannen om een event of congres te organiseren in Brugge? Klop dan eens aan bij Visit Bruges Convention Bureau. Als officieel congresbureau van de stad bieden wij gratis professioneel advies en helpen we u graag in de zoektocht naar de geschikte locatie.
