Overslaan en naar de inhoud gaan
Draaiboek event
10 mrt 2023

Een gedetailleerd draaiboek is een belangrijke factor voor het organiseren van een succesvol evenement. Wat is het, waar moet u aan denken en hoe stelt u een praktisch en waterdicht draaiboek op? We geven u graag de antwoorden.

Wat is een draaiboek?

Een draaiboek voor een evenement is een schriftelijk uitgewerkt scenario van geplande activiteiten dat fungeert als handleiding voor een evenement. Het beschrijft gedetailleerd en stap voor stap wie wat wanneer moet doen om het evenement gestroomlijnd te laten verlopen.

Waarom is een draaiboek onmisbaar?

Een draaiboek maakt snel duidelijk waar dingen mis kunnen lopen en waar eventuele knelpunten zitten in het verloop van het evenement. Het brengt mogelijke conflicten aan het licht, zoals overlappende sessies of te weinig tijd om zich te verplaatsen van de ene naar de andere zaal.

Bovendien maakt het draaiboek voor alle betrokkenen duidelijk wat ze wanneer moeten doen. Voor, tijdens en na het evenement. Zo staat de juiste man of vrouw altijd op de juiste plaats.

Hoe maakt u een draaiboek voor een evenement of congres?

Een draaiboek geeft de gebeurtenissen op het evenement weer in een chronologische volgorde. Het programma van het evenement gebruikt u als kapstok voor het draaiboek. Dan bouwt u rond dit programma de timing van alle gebeurtenissen op. Hou hierbij rekening met leveranciers, catering, werknemers, ... Denk zo breed mogelijk zodat u zeker geen partijen vergeet. 

Stel ook een contactpersoon of verantwoordelijke aan. Bij deze persoon kan iedereen terecht met vragen of eventuele problemen. Zo behoudt u bovendien een goed overzicht van de organisatie. De contactgegevens van de aangestelde personen zijn dan ook cruciaal. Vermeld deze duidelijk in het draaiboek.

Gaat het om een groot evenement, dan kan het handig zijn om verschillende verantwoordelijken aan te stellen per onderdeel. Denk aan thema's zoals catering, leveranciers, onthaal van de gasten, sprekers en zo meer. Elk van die thema's heeft specifieke noden die misschien beter door een aparte verantwoordelijke opgepakt worden.

Communication is key

Communicatie is het allerbelangrijkste. Zorg dat alle betrokkenen de inhoud van het draaiboek goed kennen. Pas dan bent u er zeker van dat iedereen zijn rol perfect zal vervullen en dat het evenement op rolletjes zal lopen. Communiceer voldoende op voorhand, zodat u eventuele feedback nog kan verwerken in een finale versie van het draaiboek. Bezorg de belangrijkste medewerkers ook een papieren versie van het draaiboek, voor tijdens het evenement.

Een template om uw draaiboek te maken

Op zoek naar een voorbeeld van een draaiboek voor een bedrijfsevenement? Visit Bruges Convention Bureau maakte een handige template.