Tips om een succesvol bedrijfsevenement te organiseren
Tijdens een bedrijfsevent nodigt u medewerkers, zakenpartners en potentiële klanten uit. Of het nu gaat om een bedrijfsfeest, een meeting buitenshuis of een meerdaagse conferentie: de aanpak van de organisatie blijft in grote lijnen gelijk. Net zoals de succesfactoren. Om u een goede houvast te bieden, gieten we die in enkele duidelijke tips om van uw bedrijfsevenement een succes te maken.
The Grand Opening Event of the BMCC on the 3rd and the 4th of May 2022. Stad Brugge
Een goede voorbereiding is het halve werk
Een succesvol bedrijfsevenement organiseren begint lang vóór u de eerste partner aan boord haalt of uw locatie vastlegt. Hoe beter de voorbereiding, hoe groter de kans op succes. Begin dus op tijd na te denken en u te informeren. Beantwoord deze vragen:
- Wat wil u bereiken met uw evenement?
- Wie is uw doelgroep en welk type bedrijfsevent wil u organiseren?
- Wat is uw budget? Dit blijft u doorheen de volledige organisatie ook bewaken.
- Wanneer gaat uw congres of meeting door? Hou rekening met vakantieperiodes, beurzen en concurrerende events in de stad.
Locatie, locatie, locatie
De juiste locatie geeft uw bedrijfsevent een vliegende start. Neem dus voldoende tijd om een geschikte venue te zoeken. Het historische Oud Sint-Jan voor uw medisch congres of een meeting over scheepvaart in de ABC-toren in de haven van Zeebrugge? Aarzel niet om een beroep te doen op een partij met kennis van zaken in uw zoektocht naar de ideale locatie. Visit Bruges Convention Bureau staat voor u klaar.
Meer dan uw professionele boodschap
Uiteraard staat het professionele verhaal centraal op uw congres of meeting. Toch maakt u net door alles eromheen het verschil. Onderschat de kracht van goede catering niet als smaakmaker voor uw bedrijfsevent. En voeg entertainment toe om uw publiek helemaal mee te krijgen. Een ontspanningsmoment of een culturele activiteit? Brugge heeft heel wat te bieden.
Goede afspraken maken goede vrienden
Maak goede afspraken. Een draaiboek in functie van het programma van uw event is hiervoor een prima tool. Zo weten alle betrokken partijen wat hen te doen staat en loopt uw bedrijfsevent gesmeerd. Wees ook voorbereid op het ergste en werk een noodscenario uit. Beschrijf onder meer wat er moet gebeuren bij een afgelasting. In de hoop dat u dat deel van het draaiboek nooit nodig hebt, uiteraard.
Communiceer tijdig en helder
Uw bedrijfsevent kan enkel een succes worden als uw doelpubliek ervan op de hoogte is. Maak originele uitnodigingen, stuur het programma tijdig uit en verkondig uw plannen via social media. Deel een foto van de voorbereidingen of kondig een gerenommeerde spreker aan om potentiële bezoekers te triggeren. Doe ook zeker een beroep op de pers. Zij hebben een breed bereik en zo krijgt u extra slagkracht met minimale inspanningen.
Schakel professionele hulp in voor uw bedrijfsevenement
Ongetwijfeld bent u een krak in uw vak. Maar dat geldt ook voor de professionele organisatoren van bedrijfsevents of DMC’s (Destination Management Company). Zij zetten hun skills en expertise in om uw bedrijfsevent te organiseren. Zowel digitaal als in de fysieke wereld. Zo plukt u mee de vruchten van hun rijke lokale netwerk en hun goede kennis van de stad.
