6 vuistregels voor een veilig en geslaagd congres in Brugge

Een congres organiseren doet u niet uit de losse pols. Het vraagt flink wat voorbereiding. De coronaveiligheidsregels respecteren brengt de nodige uitdaging met zich mee. En dan is er ook nog de opkomst van het ‘hybride’ congres.

Deze blogpost zet de belangrijkste zaken op een rijtje.

  1. Virtueel, fysiek of hybride congres?
  2. Scan uw congres op coronaveiligheid
  3. Maak een plan en draaiboek
  4. Waak over het budget
  5. Kies een datum en locatie
  6. Communiceer helder

tips voor het organiseren van een congres

1. Virtueel, fysiek of hybride congres?

Bent u mee met de drie congresformules?

  • Virtueel congres: geen fysieke bijeenkomst, alle communicatie verloopt digitaal
  • Fysiek congres: alle deelnemers en sprekers komen fysiek samen op dezelfde plek
  • Hybride congres: beperkte fysieke bijeenkomst, aangevuld met digitale interventies

Willen we elkaar graag weer fysiek ontmoeten? Ja absoluut! Elkaar live zien en spreken is bevorderlijk voor elke professionele relatie. Bovendien levert het onmisbare ontspanningsprogramma van elk goed congres vaak de energie en inspiratie die nodig zijn voor topresultaten. Maar uw livecongres moet uiteraard 100 % coronaveilig verlopen, want u wil vanzelfsprekend kerngezonde deelnemers en sprekers.

Beantwoord vooraleer een keuze te maken deze vragen:

  • Focus op nationaal of internationaal publiek?
  • Eendaags of meerdaags congres?
  • Hoeveel genodigden?
  • Het doel van het congres?

Is het haalbaar om uw congres coronaveilig te organiseren? Twijfel dan niet en ga live. Kiest u voor een hybride (deels live en deels virtueel) congres? Ook hier biedt congresstad Brugge voldoende mogelijkheden. Contacteer Visit Bruges Convention Bureau voor advies.

Een plan voor het organiseren van een congres

2. Scan uw congres op coronaveiligheid

Wil u een congres organiseren in Brugge, dan moet u (verplicht) een risicoanalyse uitvoeren aan de hand van het COVID Event Risk Model of CERM. Dit is een onlinetool om uw congres te scannen op COVID-veiligheidsrisico’s via een vragenlijst. Het risico wordt bepaald door een aantal parameters die de verspreiding van het virus beïnvloeden, zoals:

  • beschikbare ruimte per bezoeker
  • bezoekersstromen
  • seatings arrangements
  • mate van interactie tussen de deelnemers
  • hygiëne en ontsmetting
  • mobiliteit bij aankomst en vertrek
  • enzovoort

U zal ook moeten nadenken over zaken als crowdmanagement, sensibilisering van de deelnemers of een handhavingsplan. Werkt u samen met een professionele congresorganisator PCO of DMC, dan zorgt die in nauw overleg met u vaak meteen ook voor het CERM.

De uitbater van uw congreslocatie screent de risico’s van de locatie volgens het CIRM (COVID Infrastructure Risk Model). Uw cateraar werkt volgens het COVID-horecaprotocol. U merkt het: de gezondheid van uw deelnemers gaat boven alles.

3. Maak een plan en draaiboek

Een goede voorbereiding is absoluut onmisbaar. Start daarom al enkele maanden op voorhand. Maak een plan op en hou rekening met onverwachte gebeurtenissen of veranderende coronaregels. Mogelijk moet u tijdens uw voorbereiding overschakelen naar een hybride aanpak.

Al eens met een draaiboek gewerkt? Een draaiboek is een uitgeschreven scenario van uw geplande activiteiten. Zo weten alle betrokken partijen goed wat ze moeten doen, zowel voor, tijdens als na afloop van het symposium. Een beproefd recept voor een geslaagde meeting.

Meer weten? Lees dan het artikel: 'Hoe een draaiboek maken?'

Bepaal een datum & locatie voor het congres

4. Waak over het budget

Een financiële kater kan u missen als kiespijn. Hou daarom van bij het prille begin een budget voor ogen, netjes met vaste kosten en variabele kosten. De kosten becijferen voor virtuele sessies in uw hybride congres vraagt in het begin wellicht wat creativiteit. En ook aan het respecteren van de coronaregels hangt een prijskaartje.

Doe een beroep op Visit Bruges Convention Bureau om offertes aan te vragen bij verschillende leveranciers en vergelijk.

Is uw budget klaar? Tel er dan voorzichtigheidshalve nog 10 tot 15 % onvoorziene kosten bij. Zo houdt u voldoende marge om uw congres te doen slagen binnen het budget.

budgetcontrole bij een congres

5. Kies een datum en locatie

Hou rekening met vakantie- en beursperiodes en andere events in de stad.

Schakel Visit Bruges Convention Bureau in om voor u de geknipte locatie te vinden voor uw congres in het historische Brugge. Belangrijk om weten is:

  • Op hoeveel genodigden mikt u?
  • Komen uw deelnemers met het vliegtuig, de auto, het openbaar vervoer of de taxi?
  • Welke zaalschikking hebt u voor ogen? Auditorium, banket, cabaret, cocktail, U-vorm, enzovoort.
  • Beschikt de locatie over de nodige technische uitrusting voor virtuele interventies?

Meer weten? Dit artikel bevat een handige checklist: 'Hoe vindt u een goede eventlocatie voor uw congres?'

6. Communiceer helder

Zorg dat de uitnodiging naar uw deelnemers voldoende informatie bevat over:

  • het praktische verloop ter plaatse
  • de manier van werken bij virtuele sessies
  • doel en programma
  • de sprekers en hun topics

Vergeet zeker ook de buitenwereld niet. Visit Bruges Convention Bureau helpt u graag bij de opmaak van een persbericht of socialemediaposts op Facebook, Twitter, LinkedIn, …

Stuur na afloop van het symposium een bedanking en een feedbackformulier. Goede feedback is goud waard bij de organisatie van uw volgende congres.

En ook die volgende keer ziet Visit Bruges Convention Bureau u graag komen!

Afbeeldingen

Deze website maakt gebruik van cookies. Door op 'OK' te klikken of verder te surfen op deze website, verklaart u akkoord te zijn met deze cookies. Klik op 'Meer info' indien u meer wilt weten over het gebruik van cookies. OK Meer info