Hoe een symposium of een wetenschappelijk congres organiseren?

Een symposium organiseren doet u niet uit de losse pols. Het vraagt flink wat voorbereiding. Tips nodig? Lees dan dit stappenplan met de belangrijkste zaken waar u op moet letten bij het organiseren van een symposium of wetenschappelijk congres. Het plan van aanpak bevat volgende stappen:


1. Maak een plan op
2. Bepaal en waak over het budget
3. Kies een datum en locatie
4. Stel een draaiboek op
5. Communiceer

Hieronder gaan we dieper in op elk van deze thema's in het stappenplan.

Maak een plan op

Een goede voorbereiding is absoluut onmisbaar. Daarom is het raadzaam om vroeg genoeg te starten. Bepaal maanden op voorhand het doel en de doelgroep van het symposium. Stel uzelf deze vragen:

  • Wat wil u bereiken met het symposium?
  • Welke spreker(s) wil u uitnodigen?
  • Over welk soort symposium gaat het?

Gefundeerde antwoorden op deze vragen zullen u later van nut zijn tijdens de verdere uitwerking van het symposium.

Bepaal en waak over het budget

Om een financiële kater te vermijden is het belangrijk om van bij het prille begin van de planning een budget voor ogen te houden. Maak een overzicht van de vaste kosten en de variabele kosten. Doe een beroep op Visit Bruges Convention Bureau om offertes aan te vragen bij verschillende leveranciers en vergelijk. Uiteraard vraagt dit allemaal tijd, dus ook hier is het aan te raden om vroeg genoeg te starten met de budgettaire planning.

Is u budget klaar? Tel er dan nog voorzichtigheidshalve 10% tot 15% onvoorziene kosten bij! Zo houdt u voldoende marge om uw symposium te doen slagen binnen het budget.

Waar en wanneer?

Hou bij het kiezen van de datum en de locatie voor uw symposium rekening met vakantieperiodes, beursperiodes en andere events in de stad. Schakel Visit Bruges Convention Bureau in om voor u de geknipte locatie te vinden voor uw wetenschappelijk congres in het historische Brugge.

Belangrijke punten die meespelen zijn:

  • Op hoeveel genodigden mikt u met uw symposium?
  • Hoe verwacht u dat uw genodigden uw symposium bereiken? Komen ze met de auto, het openbaar vervoer of de taxi?
  • Welke zaalschikking hebt u voor ogen? Auditorium, banket, cabaret, cocktail, U-vorm, enz.

Wilt u meer weten over hoe u de beste locatie kiest voor uw symposium? Lees dan volgend artikel met handige checklist: 'Hoe vindt u een goede eventlocatie?' (link voorzien naar dit blogartikel)

Stel een draaiboek op in functie van uw programma

Een draaiboek is een uitgeschreven scenario van uw geplande activiteiten. Vergelijk het met een handleiding waardoor alle betrokken partijen goed weten wat ze moeten doen voor, tijdens en na afloop van het symposium.

Meer weten over het opstellen van een draaiboek? Lees dan dit artikel: 'Hoe een draaiboek maken?'.

Communicatie rules

Nodig al uw gasten uit en stuur een herinnering naar de gasten die nog niet bevestigd hebben. Bezorg alle genodigden vooraf het programma van het symposium en breng de pers op de hoogte. Durf ook social media gebruiken. Facebook, Twitter en LinkedIn hebben hun waarde als marketingtool al lang bewezen. Denk eraan dat Visit Bruges Convention Bureau u ook hierin kan bijstaan.

Na afloop van het symposium stuurt u naar iedereen die aanwezig was een bedanking en een feedbackformulier. Ongetwijfeld komt deze feedback van pas bij de organisatie van uw volgende symposium.

Afbeeldingen

Deze website maakt gebruik van cookies. Door op 'OK' te klikken of verder te surfen op deze website, verklaart u akkoord te zijn met deze cookies. Klik op 'Meer info' indien u meer wilt weten over het gebruik van cookies. OK Meer info