Een congres organiseren is niet zo eenvoudig. Er komt meer bij kijken dan u denkt. Om u te helpen bij het organiseren van een congres geven we hier een gestructureerd overzicht van de belangrijkste zaken waar u op moet letten.
Plan strategisch vooruit
Een goede voorbereiding is cruciaal voor een geslaagd congres. Daarom begint u maar beter goed op tijd. Denk goed na over het doel, de doelgroep en het type congres. Waarom organiseert u dit congres? Wie wilt u uitnodigen? Over welk soort congres gaat het? Een gefundeerd antwoord op deze vragen zal u van pas komen in de verdere planning van het congres.
Tel uw centen
De kosten van een meeting of congres kunnen behoorlijk oplopen. Daarom is het belangrijk om van bij de start van de planning een budget voor ogen te houden. Bereken de vaste kosten en de variabele kosten. Vraag via Visit Bruges Convention Bureau offertes aan bij verschillende leveranciers en vergelijk. Kunt u beroep doen op sponsors? Al deze zaken vragen tijd en dus geldt ook hier: start vroeg genoeg met de budgettaire planning. Hou er bovendien rekening mee dat zelfs de strakste financiële planning niet gehaald wordt en plan 10% tot 15% onvoorziene kosten in. Zo vermijdt u een financiële kater.
Waar en wanneer?
In functie van vakantieperiodes, beursperiodes en andere events in de stad kiest u een datum voor uw meeting of congres. Uiteraard speelt de beschikbaarheid van de locatie ook een rol. Het bepalen van de datum en de locatie van het congres gaan dus hand in hand.
Vraag Visit Bruges Convention Bureau om de juiste locatie te vinden die voldoet aan al uw eisen. Noodzakelijke punten voor de briefing zijn:
- Is ze geschikt voor het aantal genodigden?
- Hoe zit het met de bereikbaarheid? Denk aan toegankelijkheid met de auto, parkinggelegenheid, openbaar vervoer.
- Welke zaalschikking hebt u voor ogen? Auditorium, banket, cabaret, cocktail, U-vorm, enz.
- Moet er een dag extra voorzien worden voor de afbouw?
Verlies ook de technische voorzieningen niet uit het oog. Test dit materiaal ook voor de start van het congres, zodat er zich geen onverwachte problemen voordoen.
Catering, de kers op de taart
Catering is een belangrijke smaakmaker voor een congres. Reden te meer om er voldoende aandacht aan te schenken.
Hou in elk geval rekening met deze factoren:
- Wenst u een specifiek type maaltijd? Bijvoorbeeld in functie van een bepaald thema of budget.
- Hoeveel mensen moet de cateraar ontvangen en hoeveel maaltijden moet hij serveren op welke tijdstippen?
- Zijn er specifieke voorkeuren waar hij rekening mee moeten houden? Dan denken we vooral aan vegetarische of veganistische alternatieven of beperkingen omwille van religie, intolerantie en allergieën.
- Stem de gerechten steeds op elkaar af om zoveel mogelijk variatie aan te bieden.
Maak een draaiboek in functie van het programma
Stel een draaiboek samen en toets de haalbaarheid ervan bij de betrokkenen. Communiceer dit draaiboek aan alle betrokken partijen zodat iedereen goed weet wat hij of zij moet doen voor, tijdens en na afloop van het congres.
Meer weten over het opstellen van een draaiboek? Hier vindt u meer info.
Marketing: verspreid de boodschap
Nodig alle gasten uit en contacteer in een later stadium gasten die nog niet bevestigd hebben. Bezorg alle deelnemers op voorhand het programma van het congres en verwittig de pers. Schakel zoveel mogelijk social media in. Facebook, Twitter en LinkedIn zijn krachtige marketingtools. Visit Bruges Convention Bureau kan u hierin bijstaan.
Na het congres verstuurt u naar alle deelnemers een bedanking en een feedbackformulier. Deze feedback komt zeker van pas bij de organisatie van een volgend congres.
