Een Professional Conference Organizer - kortweg PCO - is een bedrijf dat zich voornamelijk specialiseert in het plannen en organiseren van conferenties, evenementen en vergaderingen. Wilt u een event, conferentie of congres organiseren, maar weet u niet goed waar te beginnen? Of hebt u simpelweg niet de tijd om de organisatie zelf aan te pakken? Dan kunt u aankloppen bij een PCO.
De meeste PCO's bieden een brede waaier aan diensten waarmee ze specifiek alle aspecten van uw evenement beheren. Hieronder beschrijven we enkele van hun kerntaken.
Planning: de touwtjes stevig in handen houden
Reken op uw PCO voor de planning vooraf en de coördinatie en supervisie tijdens het congres. Dit alles met het oog op efficiënt werken en het beperken van de risico's. Na het event volgt uiteraard een debriefing.
Communicatie is alles.
Zowel interne, als externe communicatie wordt gedetailleerd uitgetekend in een communicatieplan. Een goede PCO denkt aan de toeters en bellen: huisstijl, logo, webdesign, grafisch design van print & online media. Het komt erop aan om zich creatief te onderscheiden van anderen. Bovendien waakt hij over de communicatie met de verschillende stakeholders. Denk aan de locatie, leveranciers, catering, pers en natuurlijk de deelnemers.
Rekenen en tellen
Het is de taak van de Professional Conference Organizer om het budget te beheren met het oog op het behalen van de doelstellingen van het evenement.
Registratie van deelnemers
De PCO zorgt voor de registratie van uw gasten. Dat kan bijvoorbeeld via een online registratieformulier. Tijdens het congres verzorgt hij de ontvangst en krijgen alle deelnemers een persoonlijke badge. Eventuele data wordt natuurlijk voor u bijgehouden.
Speaker Management
Een PCO contacteert de sprekers van uw event en hij assisteert hen met de voorbereiding van hun presentatie. Ze worden ruim op voorhand geïnformeerd over de agenda en om Murphy te snel af te zijn wordt het presentatiemateriaal vooraf getest.
Le moment suprême
Is dan eindelijk de dag van het congres aangebroken? Dan maakt de Professional Conference Organizer zijn naam waar door het gebeuren in goede banen te leiden. Hij is alomtegenwoordig, superviseert constant en houdt contact met alle leveranciers. Zo hoeft u zich geen zorgen te maken op de dag van het congres.
