5 tips om een congres te organiseren

Een congres organiseren doet u niet uit de losse pols. Het vraagt flink wat voorbereiding. Tips nodig? Lees dan dit stappenplan met de belangrijkste zaken waar u op moet letten bij het organiseren van een congres of symposium. Het plan van aanpak bevat volgende stappen:


1. Maak een plan op
2. Bepaal en waak over het budget
3. Kies een datum en locatie
4. Stel een draaiboek op
5. Communiceer

Hieronder gaan we dieper in op elk van deze thema's in het stappenplan.

tips voor het organiseren van een congres

1. Maak een plan op

Een goede voorbereiding is absoluut onmisbaar. Daarom is het raadzaam om vroeg genoeg te starten. Bepaal maanden op voorhand het doel en de doelgroep van het congres. Stel uzelf deze vragen:

  • Wat wil u bereiken met het congres?
  • Welke spreker(s) wil u uitnodigen?
  • Over welk soort congres gaat het?

Gefundeerde antwoorden op deze vragen zullen u later van nut zijn tijdens de verdere uitwerking van het congres.

Een plan voor het organiseren van een congres

2. Bepaal en waak over het budget

Om een financiële kater te vermijden is het belangrijk om van bij het prille begin van de planning een budget voor ogen te houden. Maak een overzicht van de vaste kosten en de variabele kosten. Doe een beroep op Visit Bruges Convention Bureau om offertes aan te vragen bij verschillende leveranciers en vergelijk. Uiteraard vraagt dit allemaal tijd, dus ook hier is het aan te raden om vroeg genoeg te starten met de budgettaire planning.

Is uw budget klaar? Tel er dan nog voorzichtigheidshalve 10% tot 15% onvoorziene kosten bij! Zo houdt u voldoende marge om uw congres te doen slagen binnen het budget.

budgetcontrole bij een congres

3. Kies een datum en locatie

Hou bij het kiezen van de datum en de locatie voor uw congres rekening met vakantieperiodes, beursperiodes en andere events in de stad. Schakel Visit Bruges Convention Bureau in om voor u de geknipte locatie te vinden voor uw congres in het historische Brugge.

Belangrijke punten die meespelen zijn:

  • Op hoeveel genodigden mikt u met uw congres?
  • Hoe verwacht u dat uw genodigden uw congres bereiken? Komen ze met de auto, het openbaar vervoer of de taxi?
  • Welke zaalschikking hebt u voor ogen? Auditorium, banket, cabaret, cocktail, U-vorm, enz.

Wilt u meer weten over hoe u de beste locatie kiest voor uw congres? Lees dan volgend artikel met handige checklist: 'Hoe vindt u een goede eventlocatie?'

Bepaal een datum & locatie voor het congres

4. Stel een draaiboek op

Een draaiboek is een uitgeschreven scenario van uw geplande activiteiten. Vergelijk het met een handleiding waardoor alle betrokken partijen goed weten wat ze moeten doen voor, tijdens en na afloop van het symposium.

Meer weten over het opstellen van een draaiboek? Lees dan dit artikel: 'Hoe een draaiboek maken?'.

5. Communiceer

Nodig al uw gasten uit en stuur een herinnering naar de gasten die nog niet bevestigd hebben. Bezorg alle genodigden vooraf het programma van het congres of symposium en breng de pers op de hoogte. Durf ook social media gebruiken. Facebook, Twitter en LinkedIn hebben hun waarde als marketingtool al lang bewezen. Denk eraan dat Visit Bruges Convention Bureau u ook hierin kan bijstaan.

Na afloop van het symposium stuurt u naar iedereen die aanwezig was een bedanking en een feedbackformulier. Ongetwijfeld komt deze feedback van pas bij de organisatie van uw volgende congres of symposium.

Download een gratis gids

Afbeeldingen

Deze website maakt gebruik van cookies. Door op 'OK' te klikken of verder te surfen op deze website, verklaart u akkoord te zijn met deze cookies. Klik op 'Meer info' indien u meer wilt weten over het gebruik van cookies. OK Meer info