Tijdens een bedrijfsevent nodigt een bedrijf zijn werknemers, zijn zakenpartners of potentiële klanten uit. Of het nu gaat om een bedrijfsfeest, een meeting buitenshuis tot een meerdaagse conferentie. Een bedrijfsevent heeft dus vele gezichten, maar de aanpak van de organisatie blijft in grote lijnen hetzelfde.
Hoe pakt u de organisatie van uw bedrijfsevent aan?
Tip 1: Begin op tijd. Hoe beter de voorbereiding, hoe groter de kans op succes.
Tip 2: Denk goed na over het doel, de doelgroep en het type bedrijfsevent. Dat zal u een aantal basisvoorwaarden opleveren waaraan u uw beslissingen kan toetsen.
Tip 3: Bepaal uw budget en hou dat budget in de gaten.
Tip 4: Kies een datum die past in de kalender van uw doelpubliek. Hou rekening met vakantieperiodes, beursperiodes en concurrerende events in de stad.
Tip 5: Kies de meest ideale locatie. Aarzel niet om hiervoor beroep te doen op een partij met kennis van zaken. Zo is Visit Bruges Convention Bureau perfect geplaatst om voor u de juiste locatie te vinden in Brugge.
Tip 6: De liefde gaat door de maag. Onderschat de kracht van goede catering niet als smaakmaker voor uw bedrijfsevent.
Tip 7: Ga voor een gelukkig publiek en zorg voor entertainment. Plan een ontspanningsmoment of een culturele activiteit.
Tip 8: Maak goede afspraken. Een draaiboek in functie van het programma van uw event is hiervoor een prima tool. Zo weten alle betrokken partijen wat hen te doen staat en loopt uw bedrijfsevent gesmeerd.
Tip 9: Communiceer! Denk aan de uitnodigingen, stuur het programma tijdig uit, verzorg de perscommunicatie en maak gebruik van social media.
Tip 10: Wees voorbereid op een noodscenario. Breng in kaart wat er moet gebeuren, bijvoorbeeld in het geval van een afgelasting.
Schakel professionele hulp in
Ongetwijfeld bent u een krak in uw vak. Maar dat geldt ook voor de professionele organisatoren van bedrijfsevents of DMC’s (Destination Management Company).
Contacteer onze Brugse partners voor meer info.
Het gaat om externe bedrijven die professionele diensten verlenen voor de planning en implementatie van evenementenprogramma's. Dankzij hun lokale verankering beschikken ze over een uitgebreide kennis van plaatselijke leveranciers, locaties, enz. Zo fungeren ze als een verlengstuk van uw bedrijf en regelen ze voor u allerhande zaken op lokaal niveau.
Wilt u zoals vele andere organisatoren voor uw bedrijfsevent in Brugge een beroep doen op een DMC? Neem dan contact op met Visit Bruges Convention Bureau en wij bekijken snel en gratis de mogelijkheden voor u.
