Wat is een draaiboek?
Een draaiboek is een schriftelijk uitgewerkt scenario van geplande activiteiten dat fungeert als handleiding voor een evenement. Het beschrijft gedetailleerd en stap voor stap wie wat wanneer moet doen om het evenement gestroomlijnd te laten verlopen.
Waarom is een draaiboek onmisbaar?
Dankzij een draaiboek wordt snel duidelijk waar dingen mis kunnen lopen en waar eventuele knelpunten zitten in het verloop van het evenement. Mogelijke conflicten zoals overlappende sessies of te weinig tijd om zich te verplaatsen van de ene zaal naar de andere komen tijdig aan het licht.
Bovendien zorgt een draaiboek ervoor dat de betrokkenen weten wat en wanneer iets van hen verwacht wordt voor, tijdens of na het evenement. Op die manier staat altijd de juiste man of vrouw op de juiste plaats.
Hoe maakt u een draaiboek voor een evenement of congres?
Een draaiboek geeft de gebeurtenissen op het evenement weer in een chronologische volgorde. Het programma van het evenement gebruikt u als kapstok voor het draaiboek. Dan bouwt u rond dit programma de timing van de andere belangengroepen. Hou hierbij rekening met leveranciers, catering, werknemers, enz. Denk zo breed mogelijk zodat u zeker alle partijen meeneemt in de planning.
Stel ook een contactpersoon of verantwoordelijke aan. Bij deze persoon kunnen betrokkenen terecht met hun vragen of eventuele problemen. Zo behoudt u bovendien een goed overzicht op de organisatie. De contactgegevens van de aangestelde personen zijn dan ook cruciaal. Zorg dat deze duidelijk vermeld staan in het draaiboek.
Gaat het om een groot evenement, dan kan het handig om zijn verschillende verantwoordelijken aan te stellen per onderdeel. Denk aan thema's zoals catering, leveranciers, onthaal van de gasten, sprekers, enz. Elk van die thema's heeft specifieke noden die misschien beter door een aparte verantwoordelijke opgepakt worden.
Communicatie is het allerbelangrijkste. Zorg dat alle betrokkenen de inhoud van het draaiboek goed kennen. Pas dan bent u er zeker van dat iedereen zijn rol perfect zal spelen en dat het evenement op rolletjes zal lopen. Communiceer voldoende op voorhand, zodat u eventuele feedback nog kan verwerken in een finale versie van het draaiboek. En tot slot: bezorg de belangrijkste medewerkers een papieren versie, zodat ze het draaiboek tijdens het evenement kunnen raadplegen.
Template draaiboek
Op zoek naar een voorbeeld van een draaiboek voor een evenement? Visit Bruges Convention Bureau maakte een template van een draaiboek: download hier.
