Met uw evenement of congres wilt u natuurlijk scoren bij uw publiek. Dat is toch de eerste reden waarom u het evenement of congres organiseert, of niet? Helaas hangt daar een kostenplaatje aan. Voor u het weet, swingen de kosten de pan uit. Daarom is het erg belangrijk om uw budget te bepalen en onder controle te houden.
Hoe groot is uw totale budget?
Het antwoord op die vraag vormt de basis. Is er een bepaald budget vooropgesteld waarmee het event georganiseerd moet worden of bepaalt u eerst de agenda en ziet u wel waar het budget landt? In beide gevallen zal u moeten cijferen en kan u niet om een gedetailleerde budgetplanning heen.
Budgetplanning: maak de boekhouder in u wakker.
Er bestaan tal van gespecialiseerde toepassingen en apps, maar met excel komt u ook al een heel eind. Voorzie minimaal deze info:
- topic: hier lijst u elk individueel item op dat u wenst te budgetteren. Met elk item bedoelen we werkelijk alles: van locatie en catering tot de goodiebag en naamkaartjes.
- omschrijving: geef een korte beschrijving van elk topic. Erg handig voor wie behalve u uw planning gebruikt.
- volume: bepaal voor elk topic de hoeveelheden. Uiteraard speelt hier het verwachte aantal deelnemers een grote rol.
- inschatting van de kost: in afwachting van offertes schat u de kost in van elk topic.
- reële kost: hou bij wat iets werkelijk gekost heeft. Als dit afwijkt van de geschatte kost zal er een impact zijn op uw budget. Het is ook nuttige info voor een volgend event.
Als u alle kostenplaatsen hebt ingepland, dan streeft u ernaar om de kosten zo realistisch mogelijk in te schatten. Vraag offertes aan en bepaal een kost per bezoeker. Tijdens de verdere voorbereidingen kunt u deze kost per bezoeker aftoetsen met uw budget en op die manier zien of u moet bijsturen of niet.
Sponsoring of partnerships geven uw budget een boost
Zit er spanning op uw budget? Dan biedt sponsoring of een samenwerking met een ander bedrijf misschien soelaas. Stel een wervend sponsordossier samen en contacteer potentieel geïnteresseerden. In ruil biedt u hen exposure in de vorm van een goodiebag of advertentieruimte.
Niet alles hoeft trouwens geld te kosten. Zo is de snelle service van Visit Bruges Convention Bureau helemaal gratis. Wij bieden gratis professioneel advies aan voor organisatoren van congressen, seminaries, vergaderingen, incentives, productvoorstellingen en opleidingen in Brugge. Wedden dat dat in uw budget past?
